Créée il y a 30 ans, Acadomia (société Domia Group) était à l’origine spécialiste des cours particuliers à domicile. Depuis, l’entreprise a grandi et s’est ouverte à de nouvelles formules pédagogiques : cours collectifs, stages de vacances, soutien scolaire pour les enfants malades, sport études… Aujourd’hui, elle emploie 600 personnes, gère une centaine d’agences en propre, fait travailler 20 000 enseignants, suit 100 000 élèves et dispense 3 millions d’heures de cours chaque année.
Du papier au digital pour les RH
Opérant dans un secteur où le papier a longtemps régné en maître, Acadomia a décidé, il y a dix ans, d’embarquer ses collaborateurs plus avant dans la voie du digital. Son premier chantier ? La dématérialisation des bulletins de paie et de certains documents RH. Bien avant que la pratique ne se généralise.
Depuis, l’entreprise poursuit sur sa lancée numérique, encouragée par une direction convaincue qu’il est un vecteur de gain de temps pour les équipes et de valeur ajoutée dans le travail. Le SIRH qu’Acadomia est en train de bâtir autour de la suite logicielle LUCCA, avec l’aide de DIMO Software, vient confirmer ce credo.
Trois briques pour un SIRH tout nouveau tout beau !
1. Gérer les congés avec Timmi Absences
C’est par Timmi Absences que le nouveau SIRH d’Acadomia a commencé à prendre vie. Sonia Rabathaly, Directrice de l’administration du personnel, paie et SIRH, avait remarqué l’outil à l’occasion d’un FORUM DIMO… et s’en est souvenue lorsque le besoin d’une gestion mieux maîtrisée des congés et absences est devenu nécessaire, alors que l’entreprise acquérait de nouvelles sociétés.
Avant Timmi Absences, ce suivi des congés reposait sur des navettes Excel, où chaque responsable d’agence devait faire les déclarations pour ses équipes, en amont de la paie. À réception, chaque mois, les gestionnaires du service RH devaient alors traiter une centaine de tableaux pour alimenter manuellement le logiciel de paie (Cegid HR Sprint).
“Il y avait de l’humain partout dans ce processus. Le travail devenait trop chronophage et source d’erreurs. Et puis il fallait relancer les agences, courir après les justificatifs. Il était plus que temps de nous appuyer sur un outil fiable”, explique Sonia Rabathaly.
“Aujourd’hui, nous n’avons plus ces difficultés. L’outil donne la main aux collaborateurs pour poser leurs congés et les faire valider par leur manager. C’est hyper-efficace et fiable”. Quant à la préparation des paies, une extraction de fichier et un import dans Cegid suffisent désormais. Pour compléter le processus et créer une boucle vertueuse entre Timmi Absences et la Paie, une interface a été développée pour extraire quotidiennement de Cegid et injecter dans Timmi Absences toutes nouvelles informations détectées : saisie de nouveaux collaborateurs, changement d’agence, etc.
“A l’usage, l’outil a vite montré un gain en efficacité, en qualité des données, mais aussi en confort de travail”, résume Sonia Rabathaly. “Cette première mise en place, orchestrée par DIMO Software, s’est tellement bien passée que nous n’avons pas hésité à poursuivre avec une deuxième brique”.
2. Suivre les temps et les activités avec Timmi Temps
Cette deuxième brique, c’est Timmi Temps, en test avant un déploiement imminent. Par cette application, les collaborateurs vont pouvoir déclarer ou modifier en ligne leurs plannings hebdomadaires et les managers approuver, avec la même facilité, les feuilles de temps. “Timmi Temps, couplée à Timmi Absences, va nous donner une vision globale confortable. Ce sera un plus pour le management en agence, mais aussi pour les directeurs de zones. Côté RH, l’outil sera également précieux pour dialoguer avec des organismes externes comme la DIRECCTE”.
3. Gérer les données RH avec Poplee
La troisième brique – Poplee – vise à centraliser et gérer les données des collaborateurs. Tout premier utilisateur, le département RH a déjà commencé à y renseigner les formations suivies par les salariés. Mais d’autres services vont suivre dans la foulée : les achats, pour lister par exemple les dépenses liées à un collaborateur (ordinateur, mobile …) ou encore le service informatique, chargé de créer des droits d’accès et de configurer le compte mail de chaque nouvel arrivant. Les idées ne manquent pas. L’outil facilitera aussi la mise en place des procédures d’off-boarding (le départ d’un salarié), comme le déclenchement d’alertes pour demander la restitution des moyens alloués et la fermeture des comptes. “Cerise sur le gâteau”, selon Sonia Rabathaly, il va également donner l’accès à un trombinoscope.
“Nous avons choisi la suite Lucca car elle colle à l’état d’esprit de la société, où l’on préfère l’auto-déclaratif au pointage. Les collaborateurs sont autonomes et responsabilisés”.
Sonia Rabathaly, Directrice de l’administration du personnel
Un SIRH qui change tout pour un service RH optimisé
Pour Sonia Rabathaly, “l’avant et l’après LUCCA n’ont rien à voir”. Le SIRH, en cours de déploiement, “optimisé de façon à ce que tous les outils se parlent”, va profondément changer et améliorer la façon de travailler et d’échanger au sein de l’entreprise.
Avec la digitalisation des processus, les équipes RH vont notamment pouvoir dégager du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme l’illustre Sonia Rabathaly avec la Paie : “Alors que le domaine devient de plus en plus technique, il vaut mieux des gestionnaires concentrés sur la technicité plutôt que sur la supervision de mise sous plis des bulletins de salaire”.
La solution va aussi faire évoluer les rapports avec le service RH. La mise à disposition, souvent en self service, de l’ensemble de ces outils va d’abord responsabiliser les collaborateurs. Elle va aussi soulager les managers de tâches administratives souvent vécues comme des corvées et leur permettre de moins dépendre des RH pour accomplir leurs missions. Comme attendre que le service Paie envoie ses synthèses pour disposer d’une visibilité sur les soldes de congés au sein de leurs équipes. “La responsabilité de suivre l’organisation managériale des équipes revient au bon endroit”, se félicite Sonia Rabathaly.
Et Acadomia ne compte pas s’arrêter en si bon chemin, puisque l’entreprise envisage de remplacer sa solution vieillissante de dématérialisation des bulletins de paie par le module Pagga !
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