Alors que les contraintes RH incombant à l’employeur augmentent, la bonne gestion des données collaborateur devient incontournable. Des dossiers RH clairs sont en effet synonymes d’une gestion plus efficace des ressources humaines et d’une meilleure protection des données. Et si le dossier RH est un premier pas vers la connaissance interne de l’entreprise, sa digitalisation la fait passer au niveau supérieur d’efficience.
Quels sont les avantages concrets d’un bon suivi des dossiers du personnel ? Pourquoi digitaliser le dossier RH ? Réponses dans la suite de cet article.
Qu’est-ce-que le dossier RH ?
Dans le dossier RH, ou dossier du personnel, figurent toutes les informations concernant le salarié, de son embauche à son départ de la société. Contrairement au registre du personnel, cet ensemble de documents ne relève pas d’une obligation légale. Pourtant, la gestion du dossier du personnel représente un atout de taille pour la gestion administrative des ressources humaines.
Le dossier RH contient en effet :
- Les documents personnels du salarié (fiche individuelle, justificatif d’identité, copie de carte Vitale…) ;
- Les données professionnelles (contrat de travail, copie des diplômes, bilans d’entretiens annuels, justificatifs d’absence, dossier disciplinaire…) ;
- Les documents d’offboarding (lettre de démission, certificat de travail, solde de tout compte…) ;
- Plusieurs autres documents annexes (contrat pour voiture de fonction, téléphone etc.).
Ce dossier ne cesse de s’enrichir durant la vie du salarié dans l’entreprise. La quantité de documents du personnel à gérer augmente donc de manière importante et avec elle, les contraintes de gestion pour le service RH.
Pourquoi suivre le dossier RH ?
L’entreprise est en constante évolution. Consigner les documents importants dans un dossier collaborateur est d’autant plus essentiel lorsque le nombre de salariés augmente. Le bon suivi des dossiers du personnel joue alors un rôle clé dans le fonctionnement du département RH.
Le dossier RH constitue en effet une base solide pour bien suivre les phases d’onboarding, d’intégration, d’évaluation, de rémunération ou encore de départ des salariés. L’entreprise connaît ainsi, à tout instant, l’état de ses ressources humaines et s’assure de la conformité des documents RH les concernant.
Outre les questions organisationnelles, le suivi d’un dossier RH à jour contribue aussi à une expérience salariée de qualité ! Le dossier apporte de la clarté, de la rapidité dans le traitement des demandes et donc une importante valeur ajoutée pour le collaborateur. C’est une passerelle entre les salariés et les ressources humaines. Un véritable atout pour les entreprises souhaitant gagner en attractivité.
Enfin, un dossier du personnel bien suivi, ce sont des données toujours actuelles. Car pour l’entreprise, il est primordial de maîtriser ses données, mais aussi de savoir précisément qui intègre l’organisation ou la quitte. Des dossiers collaborateur bien à jour permettent de comprendre ses effectifs et d’éviter toute faille de sécurité.
La digitalisation du dossier RH, un enjeu d’efficience pour les entreprises
Le dossier RH au format papier est assurément un premier pas vers une meilleure gestion. Mais avec l’adoption d’un outil de gestion numérique, c’est tout un éventail de possibilités supplémentaires qui s’ouvre à l’entreprise. En effet, il y a plusieurs avantages majeurs à la digitalisation du dossier RH.
Un accès simplifié aux données
Pour les collaborateurs, un dossier RH numérisé, ce sont :
- Un accès rapide et simple aux données personnelles ;
- Une consultation depuis n’importe quel site géographique ;
- Une actualisation instantanée des données.
Ces modifications, réalisables de manière entièrement autonome, apportent du confort au salarié et participent pleinement à la qualité de vie dans l’entreprise.
Une gestion à distance
À une époque où le télétravail sépare physiquement les équipes, l’accès immédiat au dossier RH, même en situation de déplacement, est un facilitateur important ! Côté manager comme salarié, les modifications sont instantanées et peuvent être automatiquement notifiées pour une communication ultra-fluide. La solution digitale permet d’initier en temps voulu les démarches d’onboarding ou d’analyse de données, tout en limitant les contraintes pour chaque partie.
Un gain de clarté, d’énergie et de coûts
La liberté de modification n’est pas le seul avantage des solutions numériques. Celles-ci contribuent également à centraliser la donnée. Un vecteur de clarté pour l’entreprise, qui n’a ainsi plus à redouter les zones d’ombre dans les dossiers des salariés.
Le gain de temps et les économies de coûts sont, eux aussi, importants : les documents papiers disparaissent, et avec eux les fastidieuses questions d’archivage et d’erreur humaine (perte de documents, lenteurs…). Le département RH peut ainsi se concentrer sur des missions plus cruciales, telles que le recrutement ou la gestion des talents.
Une meilleure protection des données
Cette dématérialisation répond aussi et surtout à un besoin pressant de protection de la donnée. En jouant un véritable rôle de coffre-fort, les logiciels de suivi des dossiers RH garantissent un plus haut niveau de sécurité aux dossiers RH. On évite ainsi les risques liés à un mauvais stockage et l’on s’assure une parfaite conformité avec le RGPD. Au-delà du contrôle des dossiers existants, le logiciel RH permet d’agir à la source pour une gestion alignée, dès le recrutement, sur les besoins de l’entreprise.