ELCIA bâtit un SIRH à ses mesures et automatise ses processus RH

Le groupe ELCIA et ses enjeux

Numéro 1 sur son marché, ELCIA accompagne depuis 20 ans les professionnels du secteur de la menuiserie et de la protection solaire, en leur proposant des solutions logicielles innovantes : chiffrage, gestion de production, automatisation des commandes …

Une position de leader qu’elle doit, outre son offre, à des équipes très investies et à une politique RH attentive à la qualité de l’environnement de travail. ELCIA a d’ailleurs été classée deux années de suite dans le top 5 des PME françaises où il fait bon travailler (HappyAtWork), en 2017 et 2018.

Secteur d’activité : ELCIA est éditeur de solutions et de logiciels B2B pour les métiers de la menuiserie, du store et de la fermeture (CA 2018 : 13 M € – 130 collaborateurs)

Projet : déployer une plateforme SIRH pour optimiser les processus administratifs et faciliter la gestion du capital humain

Enjeux 
– Supprimer la gestion papier, chrono-phage et source d’erreurs
– Gagner du temps sur les tâches ad-ministratives
– Accompagner un service RH qui monte en puissance, avec la crois-sance de l’entreprise
– Simplifier la vie des salariés et l’accès aux informations, y compris en mobilité

Utilisateurs : le service RH, les managers, les collaborateurs

Système d’informations : PAIE (Silae) et SIRH (LUCCA)

 

Avec la croissance, les RH se digitalisent 

Pour permettre à la fonction RH de jouer pleinement son rôle avec des moyens renforcés l’entreprise s’engage, en 2014, sur la voie de la digitalisation.

« A l’époque, c’était encore le règne des dossiers suspendus et de la gestion manuelle à base de papier, explique Céline Combes-Tribollet, Chargée RH chez ELCIA. Le traitement des demandes de congés, par exemple, était symptomatique des lourdeurs de cette gestion. D’abord, il fallait plusieurs navettes papier pour obtenir les deux validations nécessaires. Ensuite, le travail de ressaisie pour injecter les informations dans le calcul des paies était long et source d’erreurs. Avec l’entreprise qui grandissait, il fallait simplifier le processus. C’est donc par là que nous avons décidé de démarrer« .

Accompagnée par DIMO Software, ELCIA opte pour une solution de gestion automatisée des congés et absences. Le choix se porte sur Figgo, issu de la plateforme LUCCA.
Puis, l’équipe RH s’étoffant et se structurant, la digitalisation se poursuit avec l’intégration de trois nouveaux modules : Timmi, pour le suivi des temps et des activités, Pagga, pour la dématérialisation des fiches de paie et Poplee, pour la gestion des dossiers du personnel. Le premier visait à faciliter la mise en place d’un système d’horaires variables demandé par les salariés, pour mieux concilier vie privée et vie professionnelle. Le déploiement simultané des deux autres modules a été décidé pour gagner en efficacité sur la totalité du process de gestion du capital humain.

Implémenté en quelques semaines, la suite LUCCA a trouvé facilement sa place dans la vie de l’entreprise. « Il faut dire que le logiciel est bien fait et plutôt intuitif. Par ailleurs, nous avons organisé des ateliers pédagogiques pour apprendre aux salariés à bien l’utiliser » , souligne Céline Combes-Tribollet.

 

Un SIRH aux mesures d’ELCIA

Avec ce SIRH intégré, bâti à la mesure de ses besoins, ELCIA a gagné sur trois tableaux.

Les salariés ont désormais un accès facile à leurs données RH pour les consulter (suivi de leur compteur personnel …) ou les modifier (demande de congé, déménagement, nouveau RIB …). Et le bulletin de paie dématérialisé leur est devenu assez naturel. Sur 130 paies chez ELCIA, moins de 10 sont éditées.

De leur côté, les managers ne dépendent plus des RH pour trouver les informations utiles à leur gestion d’équipe. Les fiches de fonction, les entretiens annuels ou encore le suivi des temps de travail sont à portée de clic.

Quant au service RH, il a gagné en flexibilité et en visibilité. Fini les dossiers suspendus, les pertes de temps, les ressaisies, les contrôles manuels. Grâce au logiciel, il communique mieux avec les managers et assure un meilleur suivi global du capital humain.

« Sur l’ensemble de ce projet, DIMO Software a su être à l’écoute de notre vision utilisateur pour optimiser les paramétrages et déployer une solution qui nous convienne vraiment. Cette écoute et cette disponibilité perdurent, au travers de leur service support, avec des tickets de demandes traités dans les meilleurs délais. Aujourd’hui, nous sommes pleinement satisfaits de l’outil et nous envisageons d’autres projets, notamment autour des entretiens annuels et des évolutions de carrière » , conclut Céline Combes- Tribollet.

 

Les bénéfices du projet

• La quasi-suppression du papier en circulation
• Un partage de l’information en temps réel
• Un traitement de la paie sécurisé
• Une gestion fiabilisée du temps de travail
(horaires flexibles)
• Un gain de temps général (RH, management,
collaborateurs)

 

Avis d’utilisateur : un temps de remontée d’informations dans la paie divisé par vingt

« Avec les solutions LUCCA, nous avons gagné un temps considérable sur certains de nos process RH. Exemple avec la paie : aujourd’hui, moins de 10 minutes suffisent pour exporter et envoyer en un clic les données de congés et absences vers le système de paie (Silae – géré par un prestataire), contre trois heures auparavant en traitement manuel. Et nous sommes sûrs à 100 % des informations remontées ».

Céline Combes-Tribollet, Chargée Ressources Humaines, ELCIA

 

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