Les entretiens ne manquent pas au cours de la vie du salarié. Dans une seule et même entreprise, celui-ci peut être appelé à réaliser pas loin de dix types d’entretiens différents ! Pour l’entreprise, bien suivre chaque entrevue et ce qui en ressort est essentiel. Les entretiens professionnels impactent en effet la qualité du parcours collaborateur, mais aussi l’image de l’entreprise.
Quels sont les différents entretiens professionnels et comment bien les gérer ? Réponses dans la suite de notre article.
L’importance des entretiens du personnel au sein des entreprises
Les entretiens RH surviennent régulièrement au cours de l’année, chacun avec un objectif sensiblement différent. Dans certains cas, il s’agira d’évaluer la performance pure et dans d’autres, de s’assurer que le collaborateur bénéficie de bonnes conditions de travail. Une bonne gestion des entretiens professionnels au sein des entreprises est donc primordiale.
L’entretien remplit en réalité un double objectif, puisqu’il vise à la fois l’épanouissement du salarié et la performance de l’entreprise. Et pour celle-ci, les indicateurs ne sont pas toujours simples à définir. Des entretiens, doivent pourtant sortir des actions claires, faciles à suivre dans le temps. Ce suivi est d’autant plus important qu’il permettra à l’organisation d’évoluer au fil des attentes et des défis, et ainsi de s’adapter à un marché du travail en constante évolution.
Quels entretiens jalonnent le parcours du salarié ?
Certains entretiens RH classiques sont menés à intervalles réguliers, d’autres sont ponctuels. Dans tous les cas, ceux-ci permettent de faire le point sur l’adéquation entre le profil du salarié et les attentes de l’entreprise. Parmi les entretiens les plus courants, on citera :
Entretien annuel
Celui-ci sert à évaluer régulièrement les performances du salarié, l’atteinte des objectifs, et à résoudre les éventuelles difficultés. À cette occasion, le collaborateur peut exprimer le souhait de développer des compétences, changer d’affectation ou faire évoluer sa rémunération. Cet entretien est prévu par une grande partie des conventions collectives et donne lieu à la rédaction d’un compte-rendu.
Entretien de fin de période d’essai
Un entretien est fréquemment organisé en fin de période d’essai pour faire le bilan des premiers mois écoulés. Celui-ci peut déboucher sur un renouvellement de la période d’essai, sur une embauche définitive ou sur une rupture du contrat. L’échange, conditionné par ce que l’on appelle le délai de prévenance, est généralement formalisé pour respecter les réglementations salariales en vigueur.
Entretien professionnel
Formalité obligatoire pour tous les salariés ayant plus de deux ans d’ancienneté, l’entretien professionnel se penche sur les perspectives d’évolution du salarié. Son objectif est de guider le salarié, mais aussi et surtout de le rendre acteur de son parcours. L’organisation fait ainsi gagner ses collaborateurs en motivation et en engagement.
Rapport d’étonnement
Le rapport d’étonnement sert quant à lui à connaître le regard du salarié sur l’entreprise, et ce dès son premier jour de travail. On soumettra au nouvel entrant une trame qui lui permettra de signaler les points forts et les points faibles, ainsi que ses suggestions d’amélioration. Outil stratégique pour les RH et les managers, le rapport d’étonnement peut lui aussi constituer une base précieuse pour la progression de l’entreprise.
Entretien de télétravail
Avec la démocratisation du télétravail est apparu le besoin de mieux contrôler ses retombées. Cet entretien visera à contrôler si le salarié travaille à distance dans de bonnes conditions: équipement, qualité du temps professionnel et personnel, interaction avec les autres salariés sont autant de points abordés. Réalisé une fois par an, il suivra lui aussi une trame spécifique pour aborder tous les points RH essentiels.
Le suivi des entretiens, une mission complexe à fort enjeu
Tout comme la distribution de la paie ou le suivi du dossier RH, la qualité des entretiens des collaborateurs est de la responsabilité directe du département RH. Celui-ci doit donc s’assurer de mener une campagne d’entretiens professionnels complète, mais aussi d’en tirer des actions concrètes pour le salarié.
L’importance de la gestion est d’autant plus grande que les entretiens se multiplient et que les attentes du salarié se renforcent. Il sera donc nécessaire de :
- planifier et structurer les entretiens ;
- connaître l’état de la campagne d’entretiens professionnels à un temps T ;
- fixer des objectifs et suivre leur avancement ;
- analyser les données collaborateurs pour améliorer les futurs entretiens et la qualité du parcours professionnel ;
- personnaliser les entretiens pour prendre en compte les spécificités des profils et apporter des réponses sur mesure.
Que l’entreprise choisisse ou non d’automatiser le suivi des entretiens, il sera essentiel de ne pas laisser les attentes ou problèmes du collaborateur en suspens. En traitant la démarche de bout en bout jusqu’à la fin du parcours du salarié, c’est toute l’organisation qui pourra s’améliorer durablement.
L’intérêt d’un logiciel dédié au suivi des entretiens
Les logiciels dédiés à la gestion des entretiens professionnels sont un moyen efficace de centraliser tous les échanges avec le salarié. Ceux-ci fournissent des trames et un suivi clairs, sans oubli, qui permettent de se conformer aux obligations légales et de considérer les entretiens sous toutes les facettes.
Parmi les fonctionnalités essentielles de ces solutions, on retrouve :
- la création de formulaires complets pour traiter en profondeur chaque type d’entretien ;
- la fixation et la mise à jour d’objectifs personnalisés, afin de valider les acquis ou la performance ;
- l’analyse des résultats pour aboutir à de vraies actions et mieux piloter ses RH.
Au-delà de la simple formalisation, cet encadrement des entretiens permet à chaque partie de mieux se préparer à l’échange, et à celui-ci d’être fructueux. L’entretien donne alors lieu à un dialogue de qualité, qui profite tout autant au manager qu’au collaborateur.
Les tableaux de bord assurent quant à eux que les entretiens seront suivis d’actions, à court comme à moyen terme. L’export des réponses aux formulaires permet en effet de travailler à un plan d’actions et de formation personnalisé pour chaque salarié. Les managers peuvent ainsi fixer de nouveaux objectifs adaptés, et ce, dès la fin de l’entretien !
Enfin, l’éventuelle connexion à d’autres modules permet d’obtenir une excellente visibilité sur sa situation RH, et d’anticiper tout risque ou retard. Toujours au clair avec ses entretiens du personnel, l’entreprise équipée d’un logiciel pilotera ainsi ses talents au plus près des besoins.