Les absences des collaborateurs sont fréquentes et leurs modalités particulièrement variées. Pour l’entreprise et les RH, la gestion des congés est un sujet particulièrement complexe. Pourtant, se pencher sérieusement sur la question est essentiel pour la satisfaction et la productivité des collaborateurs. Les outils de gestion des congés adressent concrètement la question grâce à l’automatisation.
Pourquoi organiser sa gestion des absences ?
La prise de congés ne s’arrête pas aux RTT et aux congés maladie. Pour les RH, ce sont une multitude de situations différentes qu’il faut traiter au quotidien. Au-delà des congés sans solde ou anticipés, congés maternité ou paternité, mariage, deuil, formation, d’autres situations particulières telles que le télétravail ou les déplacements chez le client complexifient, elles aussi, la gestion.
On citera également le cas de plus en plus développé des collaborateurs implantés hors du territoire français, pour lequel les différences de régime de congés peuvent représenter un véritable casse-tête.
Face à un cadre légal strict et à des attentes importantes des salariés, bien traiter tous les cas de figure est impératif. Le logiciel de gestion des absences est alors une réponse toute désignée. Celui-ci raccourcit les circuits de validation et centralise l’information, apportant immédiatement plus de clarté dans les démarches RH.
Quelles sont les attentes des collaborateurs en matière de gestion des congés ?
Outil central permettant aux salariés d’effectuer et de suivre leurs demandes de congés, et aux managers de toujours maîtriser leur organisation, le logiciel de gestion des congés payés est un véritable atout au service de la communication interne.
Son objectif premier : mettre à la disposition des collaborateurs des processus RH clairs. En limitant les démarches chronophages, c’est en effet tout le quotidien des salariés que l’on simplifie. L’outil de gestion des congés permettra par exemple :
- D’accéder au planning des congés individuel ou à l’échelle d’une équipe,
- D’effectuer rapidement une demande de congés,
- De contrôler les informations transmises et les données personnelles du collaborateur,
- D’avoir de la visibilité sur le solde de congés cumulés à date pour chaque salarié.
Le résultat est une gestion des congés plus fiable et performante, quelles que soient les modalités de congés ou la convention collective de l’entreprise.
Par ailleurs, en proposant une interface unique et claire, l’outil de gestion des congés élimine les potentielles erreurs de saisie ou de coordination. On évitera ainsi d’attribuer des congés qui n’étaient en réalité pas encore cumulés, ou de valider l’absence d’une équipe entière durant la même période.
L’automatisation au cœur du logiciel de gestion des congés du personnel
Comme la grande majorité des logiciels de gestion des ressources humaines, l’automatisation est le maître mot de l’outil de gestion des absences. Le logiciel transmet, alerte, analyse… en un mot, il fluidifie la communication et facilite l’organisation !
Pour les managers comme les salariés, le logiciel de gestion des congés est source de visibilité grâce à :
Un planning partagé pour la gestion des congés
Celui-ci permet à la fois aux RH, aux managers et aux collaborateurs de connaître, selon leur habilitation, les absences des équipes et l’organisation sur une période donnée.
Une procédure de demande de congés simplifiée
Le collaborateur peut formuler sa demande de congés via un formulaire et accède à son décompte de congés actualisé.
L’automatisation des demandes d’absences
La mise à jour automatisée des informations dès leur saisie assure la circulation d’une information unique dans toute l’entreprise.
La dématérialisation des informations RH
Les démarches sont accélérées et les employés disposent et accèdent facilement à leurs informations personnelles sous format électronique.
Des outils SaaS et une application mobile
Pour les salariés en situation de mobilité, les applications de demande de congés sont l’assurance de toujours accéder à leurs informations et de pouvoir faire leur demande en direct malgré l’éloignement des bureaux.
Pour l’ensemble des collaborateurs, le gain de temps est immédiat. Un avantage perçu également par les managers, qui pilotent leurs équipes avec plus d’aisance.
Une autonomie plébiscitée par les collaborateurs
Demandeurs de plus de flexibilité au quotidien, les collaborateurs profitent de l’utilisation d’une solution RH pour gagner en autonomie. Libérés de fastidieux échanges avec le service des Ressources Humaines, ils disposent à tout instant d’une vue d’ensemble sur leurs congés grâce à l’outil. Les demandes reçoivent quant à elles une réponse quasi-instantanée, avec des retombées positives sur l’organisation quotidienne des salariés.
En cela, l’outil de gestion des congés apporte de la liberté et de la satisfaction aux salariés. Une satisfaction qui bénéficie aussi à l’entreprise : plus disponibles et engagés, les collaborateurs apportent au quotidien davantage de valeur ajoutée.
L’interfaçage avec d’autres logiciels pour simplifier la gestion RH
Enfin, le logiciel de gestion des congés, c’est également une solution interfaçable avec d’autres applications et modules. On pourra ainsi faire communiquer gestion des congés et logiciel de paie ou de comptabilité afin de produire des documents tenant bien compte de la réalité.
La digitalisation de l’ensemble des missions RH contribue non seulement à booster la productivité, mais elle témoigne par ailleurs d’une culture d’entreprise résolument innovante. Pour l’ensemble des salariés, le bénéfice est important : un quotidien facilité est in fine synonyme de plus grande fidélité des collaborateurs.