OiEau digitalise ses processus RH et fluidifie ses échanges internes

L’OiEau (Office international de l’eau), est une association de droit français sans but lucratif déclarée d’utilité publique et créée en 1991. Née de la fusion entre trois organismes, elle a pour but de développer les compétences pour mieux gérer l’eau en France, en Europe et dans le monde.

Historique

L’OiEau est né de la fusion entre trois organismes :

  • L’Institut de l’Eau (ou la Fondation de l’Eau) de Limoges, créé en 1978 à l’initiative de l’Université de Limoges (Filière des Eaux), des Collectivités locales, du Ministère de l’Environnement et des entreprises du secteur de l’eau.
  • Le CEFIGRE (Centre de Formation International à la Gestion des Ressources en Eau) de Sophia-Antipolis, créé en 1976 conjointement par le Gouvernement Français et le Programme des Nations Unies pour l’Environnement (PNUE) afin de répondre aux besoins de la communauté internationale pour assurer la maitrise des ressources en eau.
  • l’AFEE (Association Française pour l’Étude des Eaux) de Paris, créée en 1949 à l’initiative de « groupements industriels » représentatifs « d’industries intéressées à la fourniture et à la distribution des eaux » et « d’industries consommatrices plus spécialement intéressées à la qualité des eaux ».

L’OIEau a été créé pour coordonner et mettre en synergie les moyens et les activités des trois organismes le composant à l’origine. Il intervient aujourd’hui dans « ses quatre piliers » : la formation des professionnels de l’eau, l’appui institutionnel et technique, la diffusion et le partage des connaissances ou des données ainsi que l’animation et la coordination de réseaux d’acteurs.

OiEAU digitalise ses process rh

L’association digitalise ses process RH

Xavier Hilaire, secrétaire général de l’association, nous explique comment la digitalisation des process a permis de rationaliser et centraliser la gestion des informations administratives et RH.

Tout commence en 2009, lorsque Figgo, l’outil de gestion de congés et absences est mis en place. Utilisé par l’ensemble des sites, il permet de créer une unité au sein de différents établissements. Les règles des congés sont disponibles accessibles par tous les collaborateurs, les process sont simples et efficaces. Le workflow de validation et l’accès au planning sont facilités, la traçabilité des informations est d’une grande aide.

Puis côté gestion RH, la volonté de digitaliser les process continuait. L’utilisation du logiciel de paye était fiable mais posait des problèmes d’ergonomie et d’intuitivité. L’usage était vieillissant et la lourdeur d’utilisation ne facilitait pas les actions. Les extractions des données étaient compliquées et les recherches fastidieuses.

« Le choix s’est fait simplement car les outils e-Lucca sont très accessibles. » Après avoir intégré Pagga pour la dématérialisation de la distribution des bulletins de paie et Cleemy pour la gestion des notes de frais, la volonté de Xavier Hilaire était de :

« centraliser l’ensemble des données RH afin de de pouvoir les diffuser proprement aux directeurs de site et chefs de service avec uniquement les données essentielles pour eux et ainsi gagner en performances. »

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Une nouvelle gestion des entretiens annuels

L’utilisation de la suite Poplee est très appréciée. D’une part pour le suivi des dossiers du personnel, avec Poplee Core RH qui permet de centraliser toutes les informations administratives des collaborateurs. Et depuis maintenant 2 ans avec l’utilisation de Poplee Entretien pour la gestion des entretiens EAD (entretien annuel d’évaluation) et EP (entretien professionnels).

« Avant le papier occupait le terrain, pas toujours facile à renseigner et peu lisible lors des entretiens en face à face. L’exercice n’était pas bien vécu ni par les collaborateurs ni par les responsables, qui passaient plus de temps à bien saisir les informations plutôt qu’à échanger sur le contenu. Nous avons donc décider de moderniser le process. »

Les trames d’entretiens ont été construites dans Poplee Entretien. « L’utilisation d’une solution digitale pour le suivi et la gestion des entretiens est un vrai plus. » En amont des entretiens, les collaborateurs et responsables sont avertis par notifications. Le collaborateur peut dans une première phase pré-remplir les différentes parties de son entretien. Ensuite le responsable peut ajouter ses commentaires. Lors de l’entretien face à face (physique ou en visio), les deux visions sont confrontées et les commentaires peuvent être ajustés très facilement.

« Les objectifs sont affichés pendant l’entretien et peuvent être enrichis par les participants. Cela permet de donner du sens aux missions et favorise l’échange, le faire en temps réel c’est génial » souligne Xavier Hilaire. Puis tout au long de l’année, le collaborateur peut suivre ses objectifs et noter lorsque l’un est atteint. 

« Nous avons constaté que les entretiens se concentraient beaucoup plus sur les échanges, avec un côté sympa et ludique ainsi qu’un gain de temps important et plus d’efficacité. »

Les responsables sont très satisfaits par l’optimisation du process. Cette optimisation était primordiale car certains chefs de service peuvent mener jusqu’à 30 entretiens.

Grâce aux outils RH le lien est maintenu même à distance

« Avec la crise sanitaire que nous connaissons, l’utilisation des outils RH digitaux Lucca ont été un vrai plus. Très facilement accessibles en ligne, pour les administrateurs et collaborateurs, chacun voit les commentaires et actions de l’autre. L’utilisation à distance s’est faite naturellement puisque les solutions fonctionnent partout.

Cette année, nous avons mis en place avec un temps record des bilans à 6 ans. Une collaboratrice arrivée récemment dans le service RH a été très agréablement surprise de tout ce qu’on pouvait réaliser avec une telle facilité et un temps d’application aussi rapide.

J’ai même reçu un mot de remerciement de notre directeur général qui a beaucoup apprécié Poplee pour les différents entretiens menés à distance cette année.»

« L’application pour smartphone Poplee a été également utile car où que nous soyons, nous avons accès de manière instantanée aux mails ou aux téléphones de chaque collaborateur. Couplée à Figgo pour suivre le planning des équipes et la gestion du présentiel et du télétravail nous avons accès à l’ensemble des données sans interruption. »

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Une approche RH renforcée avec des analyses

À la suite des campagnes d’entretiens menée avec Poplee Entretien, « nous avons mis en place des graphiques qui permettent de faire ressortir des problématiques communes, des objectifs et des besoins de formations qui auparavant n’étaient pas ou peu traités. »

Dès qu’un EAD ou EP est réalisé, il est possible de déclencher un plan d’action avec beaucoup de réactivité, ceci a remporté « une forte adhésion auprès des collaborateurs. » C’est d’une « simplicité enfantine » pour le traitement RH après les entretiens. De plus, « les comptes rendus remontent dans Poplee Core RH pour avoir le suivi côté dossiers administratifs, d’où l’intérêt de la suite Poplee qui fait le lien entre les modules. »

L’association ne s’arrête pas là

Dans cette même optique de digitalisation, la prochaine étape sera la mise en place du module Ticket restaurant. « Actuellement, nous gérons cela par procédure papier avec la préparation de bordereaux, des phases de contrôles, c’est fastidieux. La dématérialisation de ce process est très attendue par les équipes. »

A termes, Xavier Hilaire a pour ambition d’y associer la gestion des formations professionnelles et des compétences pour aller au bout de la chaine RH.

« La volonté de supprimer le papier et passer au numérique a permis de moderniser nos procédures internes. DIMO Software a su nous accompagner dans ces transformations avec une dimension conseil et une grande réactivité. »

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