Nouvelle forme d’organisation des espaces de travail en plein essor, le flex office répond tout autant à un besoin des entreprises qu’à de nouvelles attentes des salariés. En n’attribuant pas de bureau fixe, mais en favorisant la souplesse, le confort et les échanges, le flex office rafraîchit les méthodes et dynamise l’entreprise.
Quels sont les avantages du flex office et comment bien gérer cette organisation du travail ? Réponse dans la suite de cet article.
Les origines du flex office
Le flex office, nouvelle forme d’organisation des bureaux des salariés, consiste à n’attribuer aucun bureau à ses collaborateurs. L’objectif : pousser chacun à occuper l’espace selon les disponibilités, et ainsi optimiser ses locaux.
On l’appelait « sans bureau fixe » à son apparition, dans les années 1990. Le flex office était alors l’apanage des cabinets de conseil, dont les collaborateurs se trouvaient souvent chez le client. Avec les années 2010 et le développement d’un travail plus nomade, le flex office a connu un net essor au sein des entreprises françaises. Boosté par la crise du Covid en 2019, le mouvement est un véritable levier de flexibilité et une source de confort non négligeable pour les utilisateurs. 14% des entreprises françaises déclarent y recourir.
Si ce véritable phénomène de société fait beaucoup parler, on évoque moins la préparation qu’il nécessite. En effet, le flex office ne s’improvise pas et doit tenir compte des contraintes de l’entreprise comme des besoins du salarié.
Quels enjeux soulève la mise en place du flex office ?
Afin que toutes les conditions soient réunies pour bien travailler, le flex office nécessite une réflexion préalable pour adopter l’organisation la plus adéquate ! Les temps de présence et les besoins du salarié doivent en effet être étudiés avec soin pour proposer :
- un espace de travail bien aménagé pour chaque profil de collaborateur (poste de travail adapté, équipement informatique léger) ;
- une bonne coordination des temps de présence et des équipes ;
- une amélioration perceptible du confort de travail (sur place, mais aussi grâce au travail à distance que permet le flex office).
Sur le plan de l’organisation RH, le flex office doit également être porteur de valeur ajoutée. Pour le collaborateur, il devra impliquer une plus grande liberté au quotidien, une facilité à travailler avec son équipe malgré la distance, un suivi et une prise en compte des congés. Côté employeur, la bonne gestion du flex office doit certes faciliter la mission des RH, mais aussi être vecteur d’attractivité ! Le travail flexible est en effet un réel argument pour attirer des talents et les fidéliser.
Comment adopter une bonne gestion du flex office ?
Avec le flex office, les questions de gestion RH se complexifient. Difficile effectivement, lorsque les bureaux attitrés disparaissent, d’identifier avec précision les salariés présents dans les locaux.
Encadrer la pratique est donc indispensable pour que son utilité reste maximale ! Les logiciels RH et autres solutions automatisées sont des alliés précieux pour mieux coordonner ses équipes et ne rien manquer sur le plan réglementaire.
Des solutions de gestion du flex office permettront en effet de :
- Connaître la présence des collaborateurs dans les locaux en temps réel ;
- Manager les équipes efficacement malgré l’absence de certains membres ;
- Anticiper la capacité d’accueil des locaux et faire évoluer l’organisation en conséquence ;
- Associer le suivi des présences à d’autres fonctionnalités telles que la gestion des absences.
Un logiciel SIRH intégrant la gestion du flex office permettra par exemple à l’entreprise de respecter à la lettre sa charte de télétravail et d’appliquer une politique uniforme parmi les salariés. L’automatisation se mettra alors au service de la validation : les processus d’approbation ou de refus seront plus clairs et le travail d’équipe parfaitement maîtrisé.
Par ailleurs, mettre en place le flex office avec une solution de gestion, c’est posséder une visibilité complète sur son organisation malgré les mouvements constants des collaborateurs. Un grand soutien pour les équipes RH et l’assurance de garder la maîtrise de l’espace de bureaux.
Quelles perspectives pour le flex office et la gestion du temps de travail ?
Le tertiaire, en particulier, connaît une progression massive du flex office. On estime que d’ici 2030, près de la moitié des entreprises du secteur travailleront de manière flexible. Cette nouvelle pratique est avant tout un atout dans les grandes agglomérations, où les surfaces de travail doivent souvent être optimisées pour conserver leur rentabilité.
Les implications sont fortes : la plupart des entreprises tertiaires doivent en effet se préparer activement à faire évoluer leur mode de travail à court terme. Car pour les salariés, en recherche d’autonomie et de liberté, le flex office s’apprête à devenir une norme.
Le double enjeu pour les entreprises : simplifier au maximum la gestion du flex office pour les collaborateurs tout en assurant un suivi complet. Deux aspects qui peuvent parfaitement être conciliés grâce aux bons outils. Ainsi, une gestion RH éclairée bénéficiera tout autant aux collaborateurs qu’à l’entreprise.
Les apports du logiciel pour une gestion plus efficace du flex office
Les solutions de gestion du flex office comportent toutes les fonctionnalités utiles pour une bonne visibilité. Les logiciels dédiés sont en effet dotés de :
- plannings partagés: pour identifier avec précision les collaborateurs présents, en déplacement ou en congés ;
- processus d’approbation: afin de respecter en tout temps la charte de télétravail de l’entreprise ;
- gestion automatisée de la capacité: on s’assure ainsi que chaque collaborateur présent sur site bénéficiera d’un espace de travail ;
- reportings et suivi en temps réel: ceux-ci permettent d’optimiser en permanence l’organisation et de connaître les besoins des collaborateurs.
En facilitant l’attribution des espaces, les outils de flex office encadrent davantage la démarche et s’intègrent naturellement à la culture d’entreprise. On veillera à choisir une solution flexible et intuitive, que les collaborateurs adopteront rapidement. Car des demandes faites en quelques clics et des processus personnalisés aboutissent à des demandes plus rapides, faciles à traiter par les RH !
Les solutions de flex office peuvent également être intégrées au SIRH et à la gestion des congés pour des démarches RH entièrement centralisées. La visibilité sera alors optimale pour les Ressources Humaines et l’espace de travail organisé de la manière la plus efficace possible. Un gain d’énergie et une véritable source de satisfaction pour toutes les parties !