Comment réinventer le lien en entreprise ? Le télétravail est-il un mode d’organisation comme les autres ? Comment les solutions SIRH accompagnent les entreprises sur les nouveaux modes de travail ? Quelles sont les tendances de sortie/d’après crise ? Comment va se traduire cette sortie de crise ? Christophe Lafargue, DSI Fuji Film France et Sonia Rabathaly, directrice administration du personnel, paie et SIRH Acadomia témoignent dans le cadre d’un plateau TV du FORUM DIMO, piloté par Gaëtane Granjard, responsable consulting RH DIMO Software; Magali Joubert, Partner Account Lucca et Christelle Imbert, Experte solutions RH – DIMO Software.
Comment conserver le lien ?
Fuji Film avait déjà l’habitude de travailler à distance puisqu’environ la moitié des collaborateurs sont sans bureau. Par contre, l’aspect administratif a représenté un défi car ce personnel n’avait pas de matériel adéquat pour le distanciel, notamment pour faire du collaboratif. Il a fallu en deux semaines fournir des ordinateurs portables, établir des connexions, faire de la formation etc. Concernant la partie téléphonie, tous les appels arrivaient sur un standard situé dans les locaux. Désormais, des solutions nomades sont mises en œuvre. Le management était habitué aux visioconférences mais certains ont connu des difficultés, notamment sur les réunions quotidiennes de 1 heure qui représentaient beaucoup de travail. La RH a joué un rôle clé pour aider à faire face à toutes ces difficultés, notamment grâce aux outils de gestion des entretiens à distance de Lucca.
Chez Acadomia, la direction n‘était pas favorable au télétravail au départ (une seule journée hebdomadaire dans le cadre d’une charte). Il a fallu équiper tout le monde en catastrophe. Mais quand les agences ont fermé, le travail à distance s’est improvisé. Il a fallu autoriser les salariés à partir avec des PC professionnels, car tout le monde n’était pas équipé : « Nos DSI ont été très réactives pour gérer les sorties et les retours, faire le pointage, appeler les collaborateurs pour les connexions, l’accès aux réseaux, s’assurer du bon fonctionnement des VPN, apprendre aux salariés à appeler via leur portable. Le travail de communication a été énorme. Quant au service RH, il a réalisé beaucoup de paramétrage. Beaucoup de systèmes ont été intégrés dans le bulletin de paie. Il a fallu développer l’activité partielle, la garde d‘enfants, les périodes d’isolement, les cas Covid, les arrêts maladies etc. Les managers ont dû gérer les réunions à distance ce qui a été très chronophage. Pour la paie, c’était une réunion/jour avec des paramétrages à revoir quotidiennement. Les compréhensions par niveau de qualification étaient également à revoir, la bande passante ne permettant pas de voir le visage des gens tout le temps. Les niveaux de compétences n’étaient pas les mêmes, il fallait adapter le discours puis rappeler chacun pour s’assurer d’une bonne compréhension des consignes. Le travail de management a été décuplé. Des réunions quotidiennes avaient lieu avec les codirs pour gérer les nombreux protocoles de télétravail, traiter la sécurité des salariés, la gestion du matériel, des sièges, des expéditions, des tickets-restaurants… Il y avait aussi des visioconférences quotidiennes avec les managers. Il a fallu créer des outils pour les enseignants, sachant que le distanciel n’était pas dans notre ADN. Au final, tout le monde a fini par s’adapter ! » explique Sonia Rabathaly (Acadomia).
Elle poursuit : « Les outils SIRH ont permis de faciliter ces transitions. Nous étions équipés récemment de Timmi Absences pour la gestion des congés et absences, qui fonctionnait très bien. Les collaborateurs ont pu se situer. Le paramétrage de toutes les nouvelles absences a été simple et immédiat et le télétravail a énormément soutenu. On sait désormais où se trouvent les personnes et quand ils sont chez eux. De nombreux projets ont été accélérés. La direction avait déjà adopté les produits Lucca car très faciles à prendre en main. Les salariés avaient déjà accès aux plates-formes. Nous avons pu facilement créer des choses supplémentaires, comme les bandeaux de communication sur les mails. Il n’a pas été nécessaire de « réinventer la roue » car le temps nous a fait défaut. Un temps considérable a été consacré sur l’activité partielle, l’indemnisation, le tri des salariés et les affectations ».
Pour Christophe Lafargue (Fuji Film), la question était de savoir qui était sur le site ou pas et pouvoir émettre des jauges : « Nous avons commencé avec des fichiers Excel partagés. Le système a perduré jusque-là mais nous allons examiner d’autres solutions. Nous avons utilisé d’autres outils pour calculer les primes de télétravail par exemple, mais qui sont assez complexes et nous allons probablement revenir vers les outils Lucca pour simplifier les processus, surtout que le télétravail ne va pas disparaître avec la pandémie. Il va donc falloir l’intégrer véritablement dans un process standard pour éviter que le service IT soit sollicité pour ce genre de choses ».
Disposer d’outils déjà connus a permis de revenir sur du lien humain
Paradoxalement, le distanciel a amené de la proximité chez Acadomia. Au siège, les choses sont certes plus faciles, mais moins évidentes sur le terrain, avec des agences et des écoles fermées. Les outils ont permis de garder le lien après le retour d’isolement. « Après avoir déclaré 180 établissements un par un dans un fichier Excel afin de traiter les indemnités partielles, nous avons compris qu’il fallait passer à autre chose. Nous avons véritablement embarqué les salariés avec nous, de même que les encadrants. On a ainsi développé le télétravail dans Timmi Absences. L’outil était déjà interfacé dans la paie et nous avons pu paramétrer les indemnités de télétravail en fonction des absences pour que des lignes puissent être déclenchées afin d’alléger le travail du service paie mais aussi celui des encadrants. Tout part du salarié ou des encadrants. Nous avons un rôle de surveillance car tout est cadré dans Timmi Absences (droits, nombre de jours, garde d’enfants etc.). Par la suite, nous avons pris Timmi Temps pour le suivi des temps ce qui a été extrêmement facile, puisque les temps de travail sont déjà là et que la base parle déjà à la paie. Cela va continuer car il y aura d’autres usages de Timmi Absences, Poplee etc. Si la transition a été douloureuse au départ, les process se sont fluidifiés avec succès grâce aux outils SIRH » raconte Sonia Rabathaly.
L’accompagnement Lucca
Magali Joubert (Lucca) explique qu’une étude auprès de ses clients a montré que 78% des personnes estiment que le télétravail améliore leur qualité de vie (QVT), leur efficacité et, grâce aux outils, participent à l’accompagnement des collaborateurs : « Nous avons conseillé la mise en place d’outils de déclaration des temps pour se rendre compte des plages horaires saisies par les collaborateurs, du respect des temps de pauses et, d’un point de vue managérial, de se rendre compte via des alertes, de la charge de travail de chacun ».
Elle ajoute : « Nous nous sommes attachés à la performance, aux livrables des différents collaborateurs. Il s’agissait de mettre en place une solution sur le suivi des objectifs et des entretiens pour suivre la performance individuelle et globale à distance tout en maintenant la discussion sur l’atteinte de ces objectifs. La partie Entretiens permet de conduire des sondages, par exemple sur les conditions de travail, sur la reprise après le confinement ».
Le module de communication permet de s’adresser à tous les collaborateurs d’une même voix, de partager des documents, des articles. Pendant la période de pandémie, Lucca a fait l’acquisition de la société Bloom At Work, spécialisée dans l’enquête de satisfaction des collaborateurs et l’accompagnement. Le widget Niko SIRH » permet à chaque collaborateur d’indiquer son humeur du jour avec 4 émojis différents, très utile pour « prendre la température ». Outre l’accompagnement, il s’agissait aussi de faire adopter des outils en SaaS et la dématérialisation. « Nous avons monté une offre pendant le confinement pour permettre la diffusion dématérialisée gratuite du bulletin de paie ». Enfin, chacun pouvait avoir accès aux éléments de roadmap de Lucca, aux évolutions produits, en mode collaboratif car tant nos partenaires que nos clients peuvent venir soumettre des idées ou remonter leurs besoins.
Le monde d’après ?
Chez Fuji, des négociations avec les représentants du personnel vont avoir lieu pour une nouvelle charte de télétravail (originellement, une journée/semaine). Un certain nombre de managers qui étaient contre ces solutions se sont aperçu de leur bien-fondé au bout du compte.
Chez Acadomia, on veut revenir au monde d’avant : « Nous sommes dans le service à la personne, pas dans l’industrie. L’humain est notre activité principale. Nous avons des meet-ups présentiels conviviaux, les séminaires, et allons repartir sur une journée de télétravail maximum probablement. L’approche de cette journée va changer cependant : elle n’était pas très bien vécue par la direction et les managers. Désormais, les process sont plus naturels et les salariés sont bien équipés. De plus, tout est disponible pour faire cohabiter des présents et des personnes à distance. On ne tendra cependant pas vers des bureaux volants pour le moment » estime Sonia Rabathaly.
Les Questions des internautes
Les solutions peuvent-elles déployées à distance pour quelle durée de mise en place ?
Chez Fuji, aucune installation physique n’est nécessaire pour les solutions Lucca grâce au SaaS. L’interface avec la paie est la partie la plus difficile mais le reste est très facile à mettre en œuvre.
Pour Acadomia, la période a boosté les divers acteurs, les consultants paie, les services IT des divers outils ont réagi rapidement : « Nous avons mis Pagga en place en moins de 15 jours. Au total, près de 650 paies, avec 5 000 à venir. Nous avons 34 sociétés, 200 établissements. Le gain de temps est énorme ! Nous avions 34 fichiers à déposer un par un. Avec Pagga, désormais, je zippe 34 fichiers de paie en un seul, je dépose et c’est fini ! Nous sommes passés de 2 heures de transfert à 10 minutes ! ».
Le télétravail peut-il être au choix du collaborateur ?
Sonia Rabathaly estime qu’en RH, la situation était déjà difficile : « Nous avons été très souples sur les gens qui voulaient rester télétravailler. Pour la rentrée, nous avons émis des chartes car, selon les produits et l’activité de la société, il faut instaurer le retour au travail. Le télétravail peut être une solution de souplesse à la demande du salarié, mais l’acceptation doit rester du fait de l’employeur ».
Chez Fuji, les talents qui travaillent à l’international doivent pouvoir évoluer sans que cela ne soit trop complexe pour eux et l’entreprise : « Je pense que la charte étendra la possibilité jusqu’à un certain nombre de jours par semaine. Il y aura bien sûr des limites liées aux types de postes car tout n’est pas “télétravaillable”, notamment pour les managers et la gestion d’équipe. Pour l’informatique, pour dépanner physiquement par exemple on ne peut pas être en télétravail simultanément » reconnait Christophe Lafargue.
La mise en place des outils SIRH a-t-elle permis de dégager du temps pour la QVT ?
La QVT est devenu un sujet chez Acadomia car la période a été éprouvante pour tout le monde : « J’ai découvert des phobies au travail, des souffrances et j’ai passé beaucoup de temps avec la médecine du travail etc. La direction peut être interpellée sur tous les sujets via Teams.
A retenir : Réapprendre à bien travailler nécessite un temps de réadaptation. Equipement, suivi, discours, écoute sont les mots-clés
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